In verschillende recruitmentgroepen zie ik regelmatig vragen voorbijkomen over recruitmentcijfers. De vragen die dan meestal gesteld worden is of recruiters een benchmark hebben voor bijvoorbeeld het aantal vacatures dat een recruiter tegelijk aan kan of over de grootte van het recruitmentbudget. Ook de vraag naar een gemiddelde cost per hire zie ik vaak gesteld worden. Dat zijn allemaal vreselijk goede vragen, maar waarom kijken we eerst naar buiten en dan pas naar binnen?
Deze vragen worden in mijn optiek vaak gesteld omdat men de eigen recruitmentcijfers niet of onvoldoende inzichtelijk heeft, terwijl men toch iets aan directie en management wil laten zien. Ik zou het willen omdraaien; kijk eerst eens naar je eigen cijfers en ga daarna vergelijken, áls dat tenminste écht nodig is. Het inzichtelijk maken van je eigen recruitmentcijfers is waardevoller dan cijfers van anderen gebruiken.
Inzicht in je recruitmentcijfers
‘Dat is allemaal leuk gezegd, maar hoe krijg ik dan inzicht in míjn recruitmentcijfers?’ Dat zou een logische vervolgvraag op mijn reactie van hierboven kunnen zijn. Inzicht krijgen in jouw recruitmentcijfers kan op een aantal manieren. Maar het begint bij wat je registreert en hoe je dit registreert. Veel recruiters maken gebruik van een recruitmentsysteem, ook wel een ATS (Applicant Tracking System) genoemd. Als je een ATS hebt met goede rapportagemogelijkheden ben je al een heel eind. Echter, trash in is trash out oftewel; als jij de zaken die je wilt meten niet goed registreert zullen de cijfers ook niet zuiver zijn. Ga dus eerst na wat je allemaal meet en welke informatie je in dat systeem stopt.
Heb je geen systeem zal het vooral handwerk worden. Dat kost een heleboel tijd. Misschien kun je dit uitbesteden aan iemand die administratief sterk is.
Jouw recruitmentkengetallen
Maar wat meet je dan precies? Er is een aantal recruitmentcijfers dat ik je aanraad altijd door te meten. Welke dat zijn tref je in mijn gratis handleiding. Daarnaast gaat het er vooral om wat jouw recruitmentdoelstellingen zijn. Alleen op basis van die doelstellingen kun je jouw voortgang meten. Wil je je candidate experience verbeteren? Doe dan eerst een nulmeting en stel daarna vast wanneer je die candidate experience verbeterd wilt hebben. In die tussentijd blijf je meten wat je aan het doen bent zodat je kunt bijsturen.
Zoals je in de handleiding kunt lezen is er een flink aantal recruitmentcijfers waar je wat over zou willen weten. Het is belangrijk om concreet te maken wat die cijfers precies inhouden. Begin daarom altijd met het definiëren van die cijfers. Als je het namelijk over doorlooptijden hebt, welk stuk van je recruitmentproces meet je dan precies door? Van waar tot waar? Het is belangrijk dit vooraf heel duidelijk geformuleerd te hebben zodat iedereen dezelfde definitie hanteert.
Wist je trouwens dat er een verschil is tussen je time to hire en je time to fill en dat de definitie van deze metingen vaak door elkaar gebruikt wordt? Lees er hier meer over.
Vergeet niet dat het bestuur en het management ook graag ziet wat je aan het doen bent, en als ze dat niet graag zien, raad ik je toch aan hen mee te nemen in hetgeen je doet en wat het uiteindelijk oplevert. Wat wil jouw management graag weten? Neem dat mee in terugkerende gesprekken met hen.
Jouw recruitmentcijfers voor je laten werken
Nu zijn je cijfers natuurlijk belangrijk om zelf goed op de hoogte te zijn van je recruitmentactiviteiten en om te weten waar je mogelijk nog aan wat knoppen kunt draaien. Maar zoals hierboven gezegd kun je door middel van jouw recruitmentcijfers ook heel wat in gang zetten. Je kunt recruitmentbudget verhogen, of wellicht allerlei andere werving en selectiekosten verlagen omdat je inzichtelijk kunt maken hoeveel kosten je bespaart. Hiermee creëer je direct meer urgentie voor je recruitment.
Heb je ook al eens gedacht aan de urgentie die je bij je vacaturehouder kunt creëren door af en toe wat recruitmentcijfers te laten zien? Hoe zijn de doorlooptijden in zijn werving en selectieproces? Hoe snel reageert hij op cv’s? Als dat allemaal niet zo snel gaat als jij graag zou willen, iets wat de candidate experience namelijk beïnvloedt, kun je hem daar door middel van jouw recruitmentcijfers mee confronteren en het gesprek met hem hierover openen. Bespreek waarom de doorlooptijden zo lang zijn, probeer te achterhalen wat er gebeurt en waar jij de vacaturehouder kunt helpen om dit te veranderen. Zo blijf je in verbinding met elkaar in plaats van hem terecht te wijzen en te eisen dat het sneller moet.
Uitstel is afstel
Ik weet dat veel recruiters heel graag hun recruitmentcijfers doormeten maar ze vaak niet weten hoe en wat ze precies door moeten meten. Je kunt hiervoor mijn mijn handleiding raadplegen.