Wat is een recruitmentplan? Misschien heb je weleens een huis laten bouwen of verbouwen. Bij het bouwen of verbouwen van een huis nemen de meeste mensen een aannemer in de hand, iemand met kennis van zaken die de gehele (ver)bouw kan plannen. De aannemer maakt een plan; welke leidingen komen waar, moeten er leidingen verlegd worden, wanneer worden muren afgebroken of juist opgebouwd, wanneer worden de inbouwspots geplaatst etc. Dit proces gaat stap voor stap door tot aan de afwerking zoals het schilderwerk.
Uiteraard begin je niet bij de afwerking. Het zou namelijk een beetje onhandig zijn om eerst te gaan schilderen en dan je muur af te breken. Het recruitmentproces kun je vergelijken met het proces voor de bouw of verbouw van een huis. Toch valt het mij nogal eens op dat dit proces niet in de juiste volgorde wordt uitgewerkt. Dat kan veel efficiënter, namelijk: eerst nemen we een duik in de recruitmentstrategie en dan pas gaan we keihard bouwen…
Voor de bouw en verbouw van een huis heeft de aannemer de juiste tools nodig; gereedschap, materiaal en ook een beetje van jouw tijd. Hij heeft vooraf een mooi kostenplaatje gemaakt zodat je precies weet waar je aan toe bent. Hij geeft je inzicht en schetst de kaders en is er tijdig bij als de kosten hoger worden of de plannen om welke reden dan ook wijzigen.
Je voelt ‘m al aankomen; een recruitmentplan geeft je ook inzicht in de recruitmentmiddelen die nodig zijn om tot een stevig recruitmentfundament te komen. Zo’n krachtig recruitmentplan is veelal nodig om voldoende recruitmentbudget los te peuteren bij je directie, want helaas is dat voor veel recruiters niet vanzelfsprekend.
Het nut van een recruitmentplan
De woorden recruitmentplan en recruitmentstrategie worden nogal eens door elkaar gebruikt. Toch zijn dit twee verschillende begrippen. Het recruitmentplan omschrijft de volledige recruitmentplanning voor (bijvoorbeeld) een jaar, met daarin ook de recruitmentprojecten (zoals het implementeren van een nieuw recruitmentsysteem – een Applicant Tracking System).
Een recruitmentstrategie zoomt verder in op de profielen die je in dat jaar gaat werven, hoe je dat gaat doen en welke wervingskanalen je daarvoor gebruikt. De recruitmentstrategie is onderdeel van het grote recruitmentplan, maar ga vooral los om met de termen. Zolang je het zelf maar begrijpt.
Nog een aantal redenen waarom je een recruitmentplan nodig hebt
1. Een duidelijke stip op de horizon – weg uit de ad-hoc modus
Wat zou jij er als klant van vinden als de aannemer waar we het eerder over hadden gaat beginnen aan jouw verbouwklus en hij je niet kan vertellen wanneer de klus ongeveer klaar is? Het kan dagen, weken maar ook jaren duren, hij heeft werkelijk geen idee. Niet echt wenselijk toch? Je wilt weten waar je aan toe bent en hoe zijn planning eruit ziet én wat daarvoor nodig is. Maar waarschijnlijk wil je ook weten hoeveel tijd je er zelf aan kwijt bent.
Met een recruitmentplan plan je wat je wanneer gaat doen en vooral ook waarom. Heb je geconstateerd dat je recruitmentproces niet heel soepel verloopt omdat je tijdens het proces nogal wat afhakers hebt, dan is het raadzaam je recruitmentproces opnieuw in te richten. De kans is dan wel groot dat het nieuwe recruitmentproces niet morgen klaar is. Terwijl je dit als ‘recruitmentproject’ wil aanmerken en je ruimte en tijd moet maken in je agenda om ermee aan de slag te gaan, wil je ook je interne organisatie alvast voorbereiden op een verandering. Een recruitmentplanning is dan geen gek idee. Dat geldt feitelijk voor al je recruitmentprojecten, maar denk bijvoorbeeld ook eens aan het opzetten van Traineeships. Als jij weet dat er een lading lastige vacatures aan zit te komen kun je je business wellicht adviseren -indien daar ruimte voor is- om mensen op te leiden. Dat kun je van tevoren plannen, én het mooie is dat wanneer je dat doet jij jouw interne organisatie ook meteen mee kan nemen in wat wanneer gebeurt en wat van hen verwacht wordt.
2. Beter kunnen formuleren van je recruitmentdoelstellingen
Recruitment is meer dan enkel vacatures invullen. Om die vacatures in te kunnen vullen heb je van alles nodig zoals een goedlopend recruitmentproces. Dat goedlopende recruitmentproces is er echter niet zomaar ineens van de een op de andere dag, dat kost tijd en vooral evaluatie en bijsturing. Om die reden formuleer je je proces als een ‘recruitmentproject’. Zo kun je ook recruitmentprojecten hebben als je ATS (recruitmentsysteem) of je candidate experience. Recruitmentprojecten zijn dus zaken waar je altijd aan werkt, die nooit stil mogen liggen, maar die ook tijd kosten en die je idealiter dus wel gemarkeerd wilt hebben in je recruitmentplanning. Stel je geen recruitmentdoelen met daaraan een tijdskader, dan blijft het werken aan je recruitmentprojecten liggen. En dat is logisch, want recruitment vraagt altijd om ren- en vliegwerk en voor je het weet is de week weer voorbij en zit je in de ad-hoc modus.
Een recruitmentplan kan je dus helpen om doelen te stellen. Hierin kun je bijvoorbeeld opnemen dat je binnen drie maanden een aangepast recruitmentproces wilt waarin de ervaring van de kandidaat wordt verbeterd. Deze candidate experience kun je vervolgens weer doormeten en op die manier kun je ook echt je recruitmentdoelen behalen, afvinken en, ook niet geheel onbelangrijk: vieren!
3. Intern draagvlak; het creëren van voldoende urgentie en budget voor je plannen
Pfoe, dat is nogal een topic; recruitmentbudget. Menig recruiter heeft te weinig (of zelfs geen) recruitmentbudget. Dat maakt vacatures vervullen vaak erg lastig, moeizaam en frustrerend. Een recruitmentplan geeft je inzicht in hoeveel recruitmentbudget je nodig hebt en wanneer. Tevens heb je dat middels een recruitmentplan goed onderbouwd dus je kunt je management en directie hier mooi in meenemen.
Wat het recruitmentplan eveneens doet is je interne organisatie vertellen hoe al die probleemgevallen (lees: vacatures) opgelost gaan worden. Het is jouw plan om je interne organisatie te helpen om van de hoofdpijn af te komen die zij heeft vanwege het vervullen van vacatures. Vacaturehouders – maar in mijn ervaring vooral directie en management – worden er blij van als je kunt laten zien wat je doet, waarom je het doet, wanneer je het doet en vooral wat er nodig is van betrokkenen. Het hebben van een strak recruitmentplan is tevens een manier om je stakeholders alvast te betrekken en voor te bereiden op hun rol in het geheel.
4. Voorbereid op de toekomst
Ook zonder glazen bol, bereidt een recruitmentplan je voor op de toekomst. Je doet immers een inventarisatie van de te verwachten recruitmentvraag. Daarop maak je gericht je plannen. In principe werp je daarmee een blik in de toekomst. Dit maakt dat je beter voorbereid bent op wat er komen gaat en je minder overvallen wordt met allerlei ad-hoc vragen. Het enige lastige hierin is wel dat je deze planning – en dat geldt voor vrijwel alles binnen ons vak – niet in je eentje kunt verwezenlijken. Je hebt input vanuit de interne organisatie nodig en hiertoe zul je ze moeten bevragen. Alleen zij weten immers wie ze nodig hebben als ze hun eigen afdeling en workforce goed kennen.
Heb ik je kunnen overtuigen waarom je gisteren nog aan de slag moest met een recruitmentstrategie?
Mooi!
Wil je daarmee aan de slag en kun je wel wat hulp gebruiken? Kijk dan snel naar het recruitmentplan template dat ik speciaal voor de advocatuur en het notariaat heb ontwikkeld.
