Een recruitment systeem, ook wel een Applicant Tracking System (ATS), is de ruggengraat van jouw recruitment. Recruiters die met een onvoldoende passend recruitment systeem werken, weten dat dit niet alleen heel frustrerend is omdat je je werk niet goed kunt doen, maar het zelfs tegen je kan werken. Je kunt er kandidaten door kwijtraken.
Maar wat is nu eigenlijk een passend recruitment systeem en hoe zoek je die uit? Laten we eens beginnen bij het begin.
Waarom een goed recruitment systeem nodig is
Als ik alle redenen moet noemen, ben je morgen nog aan het lezen. Daarom vat ik de voornaamste redenen samen voor je:
- Met een goed recruitment systeem maak je je eigen werk(processen) eenvoudiger en efficiënter. Je bent dus minder tijd kwijt aan zaken waar je hoofdpijn van krijgt, zoals administratie. Je kunt je voorstellen dat je hiermee een mooie businesscase kunt maken voor recruitment budget, dit levert namelijk tijd op, en tijd is geld (wil je meer lezen over het maken van een businesscase voor je recruitment budget check dan dit blog).
- Met een goed ingericht recruitment systeem verbeter je je candidate-experience en de ervaring van je hiring manager.
- Je kunt je inspanningen meten, oftewel je KPI’s, om te weten of jij je recruitmentdoelen haalt (denk aan het doormeten van de candidate-experience en je doorlooptijden). Wil je meer lezen over het stellen van recruitment doelen? Lees dan dit blog.
Wanneer je zaken doormeet, kun je ook beter sturen op bijvoorbeeld doorlooptijden. Dat verbetert niet alleen je candidate-experience, maar zorgt er ook voor dat je je vacatures sneller vervult. Daarnaast kun je ook gemakkelijker sturen op terugkoppeling van vacaturehouders. Wanneer je ziet dat een vacaturehouder erg lang op zijn feedback laat wachten, kun je hem daarop aanspreken.
- Niet geheel onbelangrijk: het maakt je eigen werk ook veel leuker.
- Poolopbouw: in goede systemen kun je kandidatenpools opbouwen. Als je daar slim mee omgaat, heb je je vacatures mogelijk zó vervuld met kandidaten uit jouw kandidatenpools. Want hoe zonde is het om de kandidaten die interesse tonen in jouw organisatie en de moeite nemen om te solliciteren, nooit meer te benaderen? Lees daar meer over in dit artikel.
Welk recruitment systeem is passend voor jouw situatie?
Ik moet weleens lachen om de vragen die door recruiters gesteld worden in onze Facebookgroep ‘Recruitmentbuddies’. Die vragen gaan meestal zo:
‘Ik heb een recruitment systeem nodig, welke raden jullie aan?’
Het is alsof je iemand een auto adviseert zonder ook maar iets over zijn persoonlijke situatie te kennen. Welke auto voor mij lekker rijdt en alles biedt wat ik nodig heb, hoeft dat voor jou niet te doen. Wellicht wil jij wel een vijfdeurs auto in plaats van een driedeurs auto en heb je wel een trekhaak en stoelverwarming nodig. Zo simpel is het niet om die vragen te beantwoorden.
Welk systeem goed is voor het uitvoeren van jouw werk en voor jouw organisatie, is afhankelijk van een heleboel zaken. Hoe wil je het ingericht hebben?
De requirements voor jouw recruitment systeem
Om te weten welk recruitment systeem passend is, zet je op een rijtje wat je nodig hebt om je werk goed uit te kunnen voeren, om de allerbeste candidate-experience neer te zetten en om je vacaturehouders zou blij mogelijk te maken. Die laatste twee kun je niet zelf invullen, die vraag je aan de mensen die gebruik maken van het systeem.
Voor het opsommen van de zaken die je nodig hebt, kijk je vooral naar hoe jouw proces eruit ziet en wat je weg kunt zetten in het recruitment systeem. Wil je zaken automatiseren? Zorg er dan voor dat je goed kijkt welke zaken dat zijn en wat ze precies moeten doen. Deze zaken zet je allemaal op een rijtje en prioriteer je vervolgens naar harde eisen en wensen. Wellicht kun je geen recruitment systeem vinden dat alles kan (denk ook aan budget, ieder systeem heeft een prijskaartje) maar op deze manier heb je in ieder geval scherp waar je echt niet zonder kunt.
Heb je dat gedaan? Dan is het tijd om leveranciers van recruitmentsystemen te bellen met de vraag of zij voldoen aan hetgeen – selecteer een aantal harde eisen uit je lijstje – je zoekt. Kunnen ze niet voldoen aan de paar harde eisen die je opsomt, dan weet je ook dat je ze niet hoeft uit te nodigen.
Ik adviseer niet meer dan drie leveranciers langs te laten komen om een demo te geven. Hoe meer keuze, hoe lastiger en over het algemeen zit de markt niet vol met leveranciers die kwaliteit bieden.
Ik zou het daarom zelfs knap vinden als je meer leveranciers vindt die aan al je eisen kunnen voldoen.
Hoe je je management overtuigd krijgt van de aanschaf van een recruitment systeem?
Leuk als je eenmaal weet welk systeem passend is, maar dit gaat gepaard met kosten. Recruitment budget is vaak een behoorlijk gevoelig onderwerp bij recruiters maar ook bij directie en management, want urgentie voor goed recruitment is in veel organisaties nog ver te zoeken. Recruitment budget vrij maken voor een nieuw systeem is dan ook vaak een lastige opgaaf.
Je kunt natuurlijk naar je management toestappen met alle bovengenoemde redenen om een recruitment systeem aan te schaffen. Alleen jij weet wat nodig is om je management te overtuigen. Soms is het nodig een businesscase te maken; te laten zen wat de aanschaf van een nieuw systeem precies oplevert en hoeveel geld er nu door het afvoerputje gaat. Soms is het juist nodig te benadrukken dat je als organisatie niet erg AVG compliant werkt met de manier van solliciteren die momenteel gehanteerd wordt. Jij bent de enige de weet op ‘welke knoppen’ je moet drukken bij je management om dit voor elkaar te krijgen, wat beweegt hen naar je te luisteren? In mijn ervaring zijn dat de volgende zaken:
- Geld; laat zien welk geld nu verloren gaat aan zaken die niet bijdragen aan goed recruitment.
- Wet- en regelgeving; waar laat de organisatie nu steken liggen. Worden cv’s opgeslagen op computers en niet via een veilige omgeving gedeeld? Worden ze na afgesproken tijd (zoals opgenomen in je privacy statement) weer verwijderd? Enzovoorts.
- Tijd; is natuurlijk ook geld maar laat vooral zien waar je tijd kunt besparen zodat dit je case steviger neerzet.
- Betere hires, sneller je vacatures vervuld; en ook dit kun je uitdrukken in tijd en geld maar het is goed dit los te benoemen.
Mijn boodschap is om vooral te laten zien wat het systeem oplevert. Wil je meer lezen over het verkrijgen van budget en het maken van een businesscase? Lees dan vooral dit blog.
Implementatie van je recruitment systeem
Wat ik hierbij moet vermelden, is dat dit gehele traject een ‘project’ is en dat ook echt zo weggezet mag worden. Je moet er verschillende belanghebbenden bij betrekken in je organisatie (denk aan IT, privacy, inkoop etc.). Het implementeren van een recruitment systeem is meestal niet zo gemakkelijk als het lijkt. Je moet ook, kan ik uit ervaring vertellen, altijd de belangen van je eigen recruitment voorop stellen en vaak zelfs verdedigen.
Overweeg of je dit project wilt uitbesteden aan een expert die dit vaker heeft gedaan en dus exact weet waar je normaal gesproken tegenaan loopt.
Het implementatietraject loopt – in mijn ervaring – altijd uit. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat je veel verschillende partijen moet betrekken binnen je organisatie en die niet altijd precies doen wat jij wilt op het moment dat jij dat graag ziet. Betrek deze partijen dus tijdig.
Na implementatie ben je nog niet klaar. Je zal in praktijk tegen zaken aan lopen die je vooraf niet goed hebt ingeschat. Dat is heel normaal maar kan wel vervelend zijn. Die zaken dienen ook weer aangepast te worden. Wanneer je recruitment systeem goed staat, ben je nog steeds niet klaar. Jammer hé?
Het is zaak dat je blijft door ontwikkelen, blijft kijken waar je het systeem nog kunt aanpassen om je werk nog leuker te maken en de candidate-experience nog meer te verbeteren.
Lastige materie, zo’n recruitment systeem uitzoeken
Dat kan het inderdaad zijn. Maak daarom de overweging om dit uit te besteden aan iemand met kennis van zaken die het project voor je kan trekken. Wil je het toch liever zelf doen met begeleiding van mij, dan kun je mijn training waarin ik je opleid tot Strategisch Recruitment Adviseur overwegen. Hier kun je in onze 1-op-1 sessies terecht met onder andere vragen over de inrichting van je recruitment systeem.
