Als ik een euro zou krijgen voor elke keer dat deze vraag mij gesteld wordt, dan zou ik nu met pensioen zijn. Een simpel voorbeeld valt niet zomaar met je te delen. Daarvoor zijn er te veel factoren betrokken in ons recruitment. Wel kun je spreken van een opbouw die ongeveer voor iedereen hetzelfde is. In deze blog neem ik je mee in de opbouw van een recruitmentplan. Heb je nu helemaal geen zin om hier zelf aan te knutselen, dan kun je altijd direct aan de slag met het template recruitmentplan dat ik voor je gemaakt heb.
De opbouw van een recruitment plan
Het delen van een recruitmentplan voorbeeld is gemakkelijk, het invullen wordt een zwaardere klus. Je kunt je recruitmentplan bovendien ook zo groot maken als je zelf wilt, of het juist meer compact houden. Mijn advies is om het niet te groot te maken, zodat het niet alleen voor jezelf, maar ook voor de mensen waarvan jij wilt dat ze het lezen duidelijk en overzichtelijk blijft.
Globaal mag je uitgaan van deze opbouw:
1. Jouw huidige situatie
Als je niet weet waar je nu staat, weet je ook niet wat goed of minder goed gaat. Je wilt dus eerst een zogenoemde ‘nulmeting’ uitvoeren om te zien hoe je recruitment er precies voor staat. Dit doe je door je recruitmentcijfers in kaart te brengen, maar ook je processen, je candidate experience en noem zo nog maar wat zaken op die van invloed zijn op je resultaten.
Uiteraard schrijf je zowel de goede als de minder goede zaken op en deel je deze ook met de mensen die dit moeten weten. Als je merkt dat je doorlooptijden veel te lang zijn en je ziet dat dit ligt aan de terugkoppeling binnen het kantoor, dan weet je niet alleen waar je aan moet gaan werken, maar ook wie je mee moet nemen in de veranderingen die je door gaat voeren. Dit is geen recruitmentfeestje, dit is een plan voor jouw gehele kantoor dus betrek de mensen die nodig zijn!
2. Jouw wervingsvraagstuk
Op naar je recruitment strategie! Je wilt nu graag weten wat jouw vacaturehouders aan vacatures verwachten. Hoeveel vacatures en welke profielen zijn er? Dat ga je dus ophalen binnen jouw advocaten- en/of notariskantoor. Je maakt een recruitmentplan voor één jaar, als het kan langer, maar dat zal ook moeilijker worden.
Deze wervingsvraag zet je vervolgens per afdeling op een rijtje om te kijken wat jouw ‘focusprofielen’ worden. Dit zijn jouw meest gezochte profielen. Hier wil je uiteraard je focus op hebben en je recruitmentstrategie op maken.
Per focusprofiel breng je in kaart waar je deze nieuwe medewerkers gaat zoeken, welke kanalen je gaat inzetten en wat daarvoor nodig is.
Het in kaart brengen van je wervingsvraagstuk kan nogal een klus zijn en je moet hier goed voor (durven) doorvragen bij je vacaturehouders. Heb je geen idee hoe je dit aan moet pakken en vind je het fijn om daarin begeleid te worden? neem dan contact met mij op.
3. Jouw gewenste situatie
Je hebt je wervingsvraagstuk in kaart gebracht én je weet waar je recruitment nu staat. Mooi, dan weet je ook waar je heen moet om al de vacatures voor het aankomende jaar te vervullen. Heb je bijvoorbeeld gezien dat je referral niet zoveel oplevert, maar je hebt in kaart gebracht dat jouw focusprofielen het beste te werven zijn via referral, dan weet je dat je in je gewenste situatie hiermee aan de slag moet. Ik raad je overigens aan om altijd aan je referrte werken, hier tref je literatuur waarom.
In je ‘gewenste situatie’ schrijf je dus uit waar je allemaal aan wilt werken om je recruitment naar een volgend niveau te brengen én je vacatures te kunnen vervullen. Het gat tussen je huidige en gewenste situatie wordt vervolgens je recruitmentplan met je recruitmentprojecten.
4. Recruitment projecten
Waar moet je aan werken om naar je gewenste situatie te komen? Dát zijn je recruitmentprojecten. Die breng je allemaal in kaart; van je ATS (je recruitment systeem) tot je recruitmentprocessen. Je acties schrijf je stuk voor stuk op met daaraan een deadline gekoppeld én, niet geheel onbelangrijk natuurlijk, wat je precies wilt bereiken. Dit doe je zo concreet mogelijk. Over het formuleren van doelen heb ik een apart blog voor je geschreven. Wanneer je in een team werkt, is het ook belangrijk dat je niet alleen opschrijft wát je wanneer gaat doen, maar ook wíe daarvoor verantwoordelijk is. Daarnaast raad ik aan altijd één regievoerder recruitmentstrategie in het team aan te stellen. Deze persoon bewaakt de deadlines, houdt overzicht en ziet erop toe dat alles vlekkeloos verloopt.
5. Recruitment budget en capaciteit
Dan zijn we er nog niet, je wilt namelijk ook genoeg centjes en mankracht hebben om jouw recruitmentdoelen waar te maken. In mijn template recruitmentplan geef ik meer uitleg over het verkrijgen van recruitmentbudget en het maken van onder andere een businesscase.
Omdat jij je wervingsvraagstuk duidelijk in kaart hebt en je precies weet wat je daarvoor moet doen, weet je ook welk budget daarvoor nodig is. Dat kun je namelijk allemaal uitrekenen. Ook kun je uitrekenen hoeveel recruitment handen je nodig hebt om al die successen die je hebt opgesomd – jouw mooie resultaten – te behalen. Dit is het laatste en veelal meest lastige gedeelte van het hele plan. Maar het is wel één van de belangrijkste stukken om in kaart te brengen, omdat dit uiteindelijk is wat je bij je management en het bestuur gaat voorleggen om jouw recruitment te kunnen laten slagen.
Ik hoop dat deze blog je een goed inzicht heeft gegeven in de opbouw van een recruitmentplan. Mocht je het nu toch allemaal erg groot en lastig vinden en geen idee hebben waar je moet starten, plan dan gerust een vrijblijvend gesprek met mij in. Dan verkennen we samen hoe ik je kan helpen.
