Deze vraag hoor ik vrij vaak gesteld worden. Dat komt omdat de meeste recruiters het veel te druk hebben en daarom graag willen weten hoeveel vacatures zij nu eigenlijk totaal open kunnen hebben staan. Ik vind dat geen gekke vraag. Als je namelijk weet welk aantal vacatures dat gemiddeld is, kun je voor jezelf bepalen of je werving en selectieproces niet aan verandering toe is.
Het antwoord op deze vraag is echter niet zo gemakkelijk gegeven. Ik leg je in deze blog uit waar je allemaal rekening mee mag houden wanneer je recruitmentcapaciteit berekent.
Het aantal vacatures op jaarbasis als uitgangspunt, jouw recruitmentplan!
Het is van belang dat je eerst goed weet hoeveel vacatures je ongeveer per jaar hebt, welke profielen dit betreft en wanneer je zal moeten gaan werven voor deze profielen. Ook is het van belang dat je weet hoe je deze werving gaat aanpakken. Ik raad je aan dit eerst heel goed in kaart te brengen, anders valt er niet zoveel te zeggen over hoeveel recruitmentcapaciteit je precies nodig hebt. Dit in kaart brengen doe je door het maken van een recruitmentplan.
Hoeveel vacatures heb je tegelijk openstaan?
Dat kun je meestal vrij lastig van tevoren inschatten, maar wellicht is dit binnen jouw kantoor wél heel gemakkelijk in kaart te brengen. Bevraag partners, management etc. daarom vooral hierover. Hoe meer je weet, hoe beter en hoe meer je kunt plannen. Je zou ook naar het vacatureverleden kunnen kijken. Wanneer waren er piekperiodes? Alhoewel dit geen loepzuivere methode is – het verleden zegt immers niet zoveel over de toekomst – zou het je wellicht toch informatie kunnen geven om zaken verder uit te werken.
Hoeveel vacatures verwerk je momenteel per recruiter?
Hoe ziet je huidige situatie er eigenlijk uit? Heb je teveel of juist te weinig vacatures op hetzelfde moment in portefeuille? Waarom heb je het zo druk of juist zo rustig? Zijn het moeilijke of minder moeilijke profielen waarmee je aan de slag bent? Wat kan jouw huidige situatie je vertellen over het aantal vacatures dat je nu in behandeling hebt en hoe gemakkelijk of moeilijk gaat het vervullen ervan?
Welke recruitmentmiddelen heb je tot je beschikking?
Heb je genoeg budget voor goede arbeidsmarktcampagnes? Kun je je vacatures op jobboards posten? Heb je een goed ATS waarmee je kandidaten een geweldige ervaring kunt bieden én jezelf tijd bespaart? Dit zijn allemaal zaken die meewegen in de berekening van het aantal vacatures dat jij tegelijk open kunt hebben staan.
Hoe ziet je werving- en selectieproces eruit?
Naast het aantal vacatures per jaar als uitgangspunt is hoe je werving- en selectieproces eruit ziet ook een belangrijk uitgangspunt. Hoeveel tijd ben je kwijt in en aan dat proces? Heb je vacaturehouders die je continu achter de broek aan moet zitten omdat ze niet op tijd antwoorden? Ben je in het gehele proces betrokken en heb je daarin een rol of ben je alleen aan de voorkant van het proces bezig bij het selecteren van cv’s? Uiteraard speelt dit alles een belangrijke rol in de hoeveelheid tijd die je hebt en dus ook in de hoeveelheid vacatures die je tegelijk uit kunt hebben staan.
Daarnaast wil je graag ‘rekenen’ met je meest gewenste werving en selectieproces. Hoe wil je dat dit eruitziet? Wil je dat de vacatures lang openstaan? Dan moet je jezelf vooral volproppen met werk. Wil je liever dat je vacatures gemiddeld binnen 47 dagen worden vervuld? Dan is het handig om te kijken waar je tijd kunt besparen. Het gaat dus niet alleen om hoe je proces er nu uitziet, maar ook om wat jouw gewenste recruitmentproces is.
Jouw werkgeversmerk werkt voor je; de candidate-experience
Heb je een goed werkgeversmerk en enthousiaste ambassadeurs? Loopt je referral als een trein? Dan ben je logischerwijs minder tijd kwijt aan het vervullen van je vacatures. Sterker nog, deze zaken zouden voor je moeten werken waarbij jij je vooral kunt richten op de leuke dingen; mensen net voor en in het recruitmentproces enthousiast maken voor het kantoor en de mooie vacatures die je te bieden hebt.
Wat doe je naast jouw operationele recruitmenttaken?
Ik weet het, de meeste recruiters hebben niet eens tijd om hun vacatures te vervullen, maar zo blijf je wel een beetje achter de feiten aan lopen natuurlijk. Het liefst wil je aan de slag met Strategisch Recruitment, waarmee je je recruitment continu optimaliseert. Dat vraagt om tijd en aandacht en een langetermijnvisie en -aanpak.
Hoe ‘volwassen’ is jouw recruitmentteam?
Heb je een recruitmentteam? Dan is het goed om te kijken hoe ervaren jouw team is. Werk je in een team met alleen maar junior collega’s, dan kun je er vanuit gaan dat ze meer tijd nodig zullen hebben om (complexe) vacatures te vervullen. In essentie zou moeten gelden dat hoe meer ervaring de recruiter heeft (binnen het segment waarvoor hij werft) hoe sneller vacatures vervuld kunnen worden (een aantal kanttekeningen kun je hier wel bij plaatsen als je naar al de eerder genoemde factoren kijkt die van invloed zijn. De recruiter kan goed zijn in wat hij doet maar hij heeft daarbij wel de juiste tools nodig).
De berekening; hoeveel vacatures per recruiter
Zoals je hebt gelezen is zo’n berekening dus niet zomaar gemaakt. Een direct en gemakkelijk antwoord kan ik je in deze blog dan ook niet geven, simpelweg omdat dat er niet is. Dat antwoord is namelijk afhankelijk van alle factoren die hierboven zijn genoemd. Wel kan ik je voorspellen dat je, als je jouw huidige situatie uittekent en dit afzet tegen de door jou gewenste situatie, waarschijnlijk meer recruitmentcapaciteit nodig hebt.
Neem hierbij altijd als uitgangspunt hoe jouw gewenste situatie eruit zal moeten zien. Een aantal zaken waar je aan kan denken bij het schetsen van die gewenste recruitmentsituatie:
- Hoe ziet jouw gewenste recruitmentproces eruit? (Hoe wil je dat je doorlooptijden eruit zien enzovoorts.)
- Welke recruitmentprojecten zou je willen oppakken? Als je een gewenste situatie hebt geschetst heb je daarin ook geschetst aan welke zaken je zou mogen werken om je recruitment te verbeteren. Ik houd altijd de verdeling 70% (operationele taken zoals het vervullen van vacatures) en 30% (strategisch recruitment) aan.
- Zou je je vacatures als je in een recruitmentteam werkt willen onderverdelen per afdeling of per segment? Ik zou je zeker aanraden om de vacatures onder te verdelen. Dit creëert expertise binnen je team en zorgt ervoor dat je doorlooptijden zouden kunnen verlagen. Tevens is het erg fijn voor je stakeholders om vaste aanspreekpunten te hebben. Zorg er wel voor dat je elkaars werk kunt overnemen bij ziekte of verlof, dus hou elkaar aangesloten.
- Welk recruitmentbudget en welke middelen heb je graag tot je beschikking? Als je nu al weet dat je vrijwel geen resources hebt, dan weet je dus ook dat je meer recruitmentcapaciteit nodig zal hebben. Denk bijvoorbeeld maar aan de ondersteuning van een goed ATS (recruitmentsysteem), dat kan je ontzettend veel tijd schelen.
Hieronder nog een aantal vragen die je jezelf kunt stellen:
- Wat is voor mij een prettige werkdag?
- Hoeveel vacatures heb ik tijdens zo’n dag in mijn beheer?
- Wat voor vacatures zijn dit?
- Hoe ziet de samenwerking met mijn interne organisatie eruit op zo’n dag?
- Wat ben ik allemaal aan het doen op mijn dag? (searchen, gesprekken voeren, enzovoorts)
Deze vragen geven je meer richting naar de door jou gewenste situatie en hierbij maak je je dus een voorstelling van de door jou gewenste dag. Als je dit goed uitschrijft en hier regelmatig naar kijkt, zal je brein hier automatisch naartoe werken. Dat werk echt! Probeer het maar eens.
