Hoe ziet het beste referralprogramma voor recruitment eruit?

Als je het mij vraagt is Referral een van de meest belangrijke manieren om mensen te werven. Dit is dan ook de reden dat ik mij al ruim 14 jaar verdiep in referral recruitment als middel om het jezelf als recruiter gemakkelijker en je werk ook nog eens veel leuker te maken.
De meeste recruiters ervaren echter niet zoveel lol in het gebruik van referral voor het vervullen van hun vacatures. Dat komt over het algemeen omdat het referralprogramma rammelt of het draagvlak hiervoor ontbreekt. Om die reden heb ik dit onderwerp ook opgenomen in het strategisch recruitmentplan.

Waarom de meeste referralprogramma’s voor recruitment niet werken:

• • Er is geen aandacht voor het programma.
    Referral staat of valt met de aandacht die je het geeft. Dit doe je er niet ‘even bij’, hier mag je echt een recruitmentproject van maken en volle focus voor hebben.

• • De beloning klopt niet.
    De beloning is niet waar jouw medewerkers graag hard voor gaan rennen. Wanneer je niet aan de doelgroep vraagt wat zij graag zou willen ontvangen, en je dit zelf vanuit HR/Recruitment verzint, bestaat de kans dat de beloning niet passend is.

• • Er is geen draagvlak.
    Wanneer medewerkers niet betrokken zijn bij het kantoor zullen ze nooit iemand aandragen, ze zullen dan ook niet hun netwerk voor je activeren. Waarom zouden ze dat doen als ze het zelf ook niet echt een feestje vinden om voor jou te werken?

• • De beloning komt te laat.
    Wellicht heb je een hond of een kat die je iets wil leren. Hoe doe je dat? Je zorgt dat het beestje het voor de eerste keer doet en beloont hem direct. Wat zou er gebeuren wanneer je het beestje niet direct beloont maar pas na een paar uur? Zou hij onthouden hebben waar die beloning voor is? Nu zitten we als mensen iets anders in elkaar en weten we echt wel dat de beloning die we (te laat) krijgen te maken heeft met het feit dat we iemand hebben aangedragen, maar de wetenschap is er wel heel duidelijk over: de beloning moet zo snel mogelijk op het gewenste gedrag volgen, wil je er in de toekomst profijt van hebben.

• • Je sluit mensen uit.
    Ik zie vaak management en directie van referral uitgesloten worden. Dom, dom, dom! Daar moet het juist gedragen worden. Jij wilt deze managers juist activeren het programma te delen binnen hun teams om hun mensen te stimuleren om kandidaten aan te dragen.

Ik kan nog tal van redenen noemen waarom veel referralprogramma’s niet werken maar het belangrijkste is om te onderzoeken waarom juist jóuw programma niet werkt. Ik zal je meenemen in de voorwaarden voor een goed referralprogramma zodat je jouw werving en selectie hierop aan kan passen en je zelf kunt toetsen waar het mis gaat. Maar eerst duiken we de diepte in met een klein beetje theorie.

Waarom moet je eigenlijk aan de slag met referral recruitment?

Referral is iets wat je niet alleen kunt, je hebt altijd draagvlak nodig, vooral van managers. Zij moeten het programma immers dragen. Soms moet je echter bepaalde wijzigingen doorvoeren in je huidige programma of wil je je nieuwe programma lanceren. Dan zal je moeten uitleggen waarom je iets doet. Onderbouw daarom wat je doet en je krijgt de mensen gemakkelijk mee. Laten we daarom eens een aantal voordelen van referral recruitment opsommen (lees hier meer wetenschappelijke onderbouwing):

• • Lagere wervingskosten (bedenk maar eens: voor referral ben je tijd, aandacht en mogelijk vanwege de beloning wat geld kwijt, maar dat zal altijd minder zijn dat een ‘reguliere werving’).

• • Het is leuker te werven via referral dan via het uitzetten van een vacature of het inschakelen van een werving en selectiebureau.

• • Het inzetten van Referral, mits goed gedaan, kost minder tijd dan een actieve werving (vanwege o.a. de lagere kosten. Dit betekent tegelijkertijd dat jij als recruiter tijd overhoudt.

• • De verwachtingen van kandidaten zijn beter gemanaged omdat ze worden voorgesteld door een collega die al bij het kantoor werkzaam is. Deze collega kent het kantoor en heeft de kandidaat uitgelegd hoe de organisatie eruitziet, hoe het eraan toegaat en wat de kandidaat mag verwachten.

• • Kandidaten die via een collega worden binnengehaald hebben daardoor ook een betere binding met het kantoor en de kans op een ‘bad hire’, verzuim of snel vertrek is daardoor klein.

• • De collega die de nieuwe medewerker aandraagt, draagt alleen iemand aan waar hij zelf in vertrouwt en waarvan hij weet dat de kandidaat in kwestie past bij het kantoor en het werk.

• • Kandidaten die via via zijn geworven voelen zich direct verbonden aan het kantoor en de kans dat zij meezoeken naar nieuwe kandidaten is zeer groot, mits hier voldoende aandacht aan gegeven wordt.

Zoek vooral zelf goed uit wat beweegredenen kunnen zijn voor jouw bestuur of management en interne medewerkers om hiermee aan de slag te gaan. Er zijn uiteraard nog veel meer redenen om referral recruitment in te zetten. En heb jij de voor jouw gouden beweegreden gevonden, laat het me weten!

Wat werkt wel in mijn referral recruitment? Maak een recruitmentplan!

Wat ik je aanraad is om altijd te beginnen met een recruitmentplan waar referral een onderdeel van is; een recruitmentproject. Het is belangrijk om vanuit een groter plaatje te werken en referral te integreren in het grotere geheel van je plannen. Daarnaast wil je graag dat jouw referral zo snel mogelijk vruchten afwerpt. Dat doe je door direct aan de slag te gaan met de netwerken die je het meest nodig hebt; dat zijn jouw focusprofielen.

Ik som een aantal voorwaarden voor je op om jouw referral recruitment te laten slagen:

• • Een goed referral-programma kost tijd en moeite en moet door alle lagen van het kantoor worden gedragen om zo succesvol te zijn dat er volop gebruikgemaakt kan worden van het netwerk van de medewerkers. Om die reden sluit je het beste niemand uit in deze campagne waardoor het proces zorgvuldig en snel verloopt(ik zie bijvoorbeeld nogal eens management en directie hiervoor uitgesloten worden, terwijl juist deze laag referral meer kan boosten naar hun teams toe).

• • De beloning moet passend zijn en zo snel mogelijk volgen op het gewenste gedrag. Wat ‘passend’ is vraag je uiteraard aan de mensen die je wilt activeren en verzin je niet zelf.

• • Referral moet vooral leuk zijn. Er zijn vele tools die je in kunt zetten waarmee collega’s competities kunnen houden of punten kunnen sparen bij het aandragen van nieuwe medewerkers.

• • De drempel om kandidaten aan te dragen moet laag zijn.

• • De doorlooptijd moet zo kort mogelijk zijn.

• • Het is raadzaam om tweemaal per jaar, middels een interne campagne (wellicht in samenwerking met de afdeling communicatie) referral onder de aandacht te brengen. Stem deze twee momenten af op de piekmomenten van jouw jaarwerving.

• • Referrals moeten uitgebreid beloond en in het zonnetje gezet worden. Ook dit versterkt om intern te communiceren.

• • Referrals dienen administratief goed bijgehouden te worden: door wie aangedragen, hoe vaak draagt deze collega aan, hoeveel budget is er aan referrals uitgegeven, wat zijn de doorlooptijden, etc. Zodoende kan er goed worden bijgestuurd.

• • Houd collega’s die iemand hebben aangedragen op de hoogte van de voortgang van hun referral.

• • Maak het onderwerp continu bespreekbaar tijdens de werving bij een vacature-intake. Maak het de vacaturehouder en het team zo gemakkelijk mogelijk om vacatures te delen en geef hen een aanspreekpunt om kandidaten voor te dragen, ofwel een duidelijk loket.

• • Waardeer de medewerkers die iemand aandragen. Spreek dit uit en communiceer het breed. Bedenk ook wat je met kandidaten wilt doen die niet zijn aangenomen. Wil je de collega’s die deze kandidaten aandragen niet ook graag belonen?

• • Maak een punt waar klachten gedeponeerd kunnen worden voor mensen die het programma mogelijk imagoschade kunnen toebrengen en behandel deze klachten serieus.

Hoe optimaliseer ik nu mijn werving en selectie proces voor referral?

Liefst automatiseer je zoveel mogelijk op dit gebied. Een goed referralprogramma wordt daarom altijd ondersteund door een goed ATS en met daaraan liefst een mooie referraltool gekoppeld. Bij voorkeur kun je de bron van een aangedragen kandidaat automatisch achterhalen en hier zelfs op rapporteren. Om dit te doen laat je collega’s via de website een kandidaat aandragen. (Let op: in het kader van de AVG raad ik je af cv’s door te laten sturen door collega’s. Vraag alleen om contactgegevens. Neem binnen 24 uur contact op en laat de collega dit ook weten)