Een ontzettend leuke vraag die geen eenduidig antwoord kent. In deze blog neem ik je daarom mee in de zaken waar je rekening mee mag houden, wanneer je je recruitmentproces (opnieuw) in gaat richten.
Waar begin je met het inrichten van je recruitmentproces?
Bij het inrichten van je proces houd je met enkele dingen rekening, namelijk (de belangrijkste licht ik toe):
Wat is wenselijk voor de uitvoering van je eigen werk?
Denk aan het aantal uren dat je in een dag hebt, administratie, terugkoppeling en hoe je zaken mogelijk kunt automatiseren. Je kunt een recruitmentproces wensen waar je van het uitzetten van de vacature tot en met aanname in alle fases betrokken bent, maar als jouw uren dat niet toelaten, kun je een dergelijk proces niet inrichten of zal je naar je manager moeten met de vraag om meer recruitmentcapaciteit.
Wat voor soort recruiter wil jij zijn?
Dit sluit goed aan bij de eerste vraag, het gaat namelijk over de uitvoering van je werk. Wil jij alleen maar cv’s doorsturen naar vacaturehouders – dat is niet goed of fout maar een keuze – dan ziet jouw proces er heel anders uit dan wanneer je in alle facetten van het proces betrokken wilt zijn. Dus: wil jij meer administratief of meer adviserend aan de slag als recruiter binnen jouw kantoor?
Wat wil de kandidaat?
Wat is het meest gewenste proces voor de kandidaat? Dit kun je zelf invullen maar ik raad je aan dit te vragen aan je kandidaat.
Wees je bewust van het feit dat het belangrijk is dat de kandidaat snapt waarom hij bepaalde stappen in het proces moet zetten. Als je dit niet uitlegt en/of de kandidaat het niet snapt, is de kans groter dat de kandidaat zich terugtrekt. Lees daar meer over in dit onderzoek.
Wat wil de vacaturehouder?
Uiteindelijk ben je aan het werk voor het kantoor. Jij helpt jouw vacaturehouder zijn probleem (zijn openstaande vacature) zo goed mogelijk op te lossen. Die vacaturehouder heeft ook wensen, neem deze wensen mee. Dat doe je niet door zelf in te vullen wat hij fijn vindt, dat doe je door dat aan hem te vragen.
Welke kwaliteit hanteer jij?
Van hoe hoge kwaliteit is je proces? Daarmee bedoel ik dat als je je proces volledig loslaat en je zelf niet betrokken bent als recruitment expert, dit betekent dat:
je ten eerste geen controle hebt over de uitkomst en de manier waarop er onder andere met kandidaten omgegaan wordt
ten tweede heb je ook geen idee hoe de kwaliteit van bijvoorbeeld je gesprekken is. Als je deze gesprekken nooit bijwoont, als je het niet meemaakt, niet meet en je je organisatie hier niet in opleidt, kan ik je eigenlijk al direct vertellen dat dit geen gesprekken van hoge kwaliteit zijn. Waarom? Omdat de meeste vacaturehouders (managers) goed zijn in managen en niet in recruitment en het voeren van sollicitatiegesprekken. De vraag is dus: welke kwaliteit wil jij neerzetten in je proces. Richt je proces zo in dat je de beste kwaliteit biedt, zowel in- als extern. Het zou kunnen dat je daarvoor meer budget of meer recruitmentcapaciteit nodig hebt. Aan jou om goed te onderbouwen waarom.
Wat is wenselijk voor de profielen die je werft?
Nu ben ik geen groot voorstander van het proces continu aanpassen, maar ik denk dat je het niet gek vindt klinken als ik vertel dat je voor stagiairs een ander proces hebt dan voor partnerfuncties. Bekijk of je differentiatie wilt aanbrengen voor verschillende functies. Wanneer je dat doet, beschrijf ze dan heel goed per functie en zorg ervoor dat je ze ook goed in kunt richten in je systeem.
Wat zegt het beleid?
We ontkomen er soms helaas niet aan: beleid. Voor sommige functies is er bijvoorbeeld opgenomen in beleid, dat vacatures eerst intern worden uitgezet en dan pas extern. Daar doe je weinig aan en hier heb je rekening mee te houden. Als je het niet relevant vindt, raad ik je aan met gedegen argumenten dit beleid proberen te wijzigen.
Het is JOUW werving en selectie proces
Om grip te houden op je recruitmentproces wil je dat het proces duidelijk, transparant, snel, effectief en efficiënt is. Om dat proces zo te hebben en te houden wil je je graag zoveel mogelijk aan dat proces houden. Uitzonderingen kunnen best gemaakt worden, maar liever niet. Op die manier kun je niet alleen duidelijk communiceren over je proces, zowel in- als extern, maar kun je ook je systeem inrichten op het proces en weet iedereen – incluis jijzelf – waar hij aan toe is.
Wat ik in praktijk teveel zie gebeuren, is dat het recruitmentproces toch snel even aangepast wordt omdat ‘de vacaturehouder dat nu eenmaal wenst’. De vacaturehouder zou namelijk liever drie gesprekken voeren met vier collega’s erbij in plaats van twee gesprekken. Dat is niet de bedoeling. Blijf vasthouden aan JOUW proces en laat het niet wijzigen zonder je eigen goedkeuren. Meebewegen is natuurlijk goed, zolang dat nodig is, maar de vacaturehouder jouw recruitmentproces over laten nemen is niet handig.
Hoeveel sollicitatiegesprekken zijn nodig in mijn recruitmentproces?
Het gaat niet om de hoeveelheid, het gaat erom dat jij alles kunt toetsen wat je wilt toetsen. Is dat na één gesprek of na vier gesprekken? Bedenk hierbij vooral: hoe langer je proces, hoe duurder je proces en hoe sneller kandidaten afhaken.
Ik kan je dus niet vertellen hoeveel gesprekken je nodig hebt om je doel te bereiken, dat zal verschillen. Soms heb je zelfs helemaal geen gesprekken nodig, maar is een dag meelopen op de afdeling juist een betere manier om te toetsen of een kandidaat past. Ook voor de kandidaat is dit een goede manier om te zien of de baan die jij biedt bij hem past. Je zal dus per profiel niet alleen de juiste selectiecriteria moeten stellen, maar ook goed in kaart moeten brengen hoe je die selectiecriteria gaat toetsen. Dan kom je uiteindelijk uit bij de methode om dit te doen en kun je dus exact invullen of dit met een, twee of drie gesprekken moet of juist met een persoonlijkheidstest of een meeloopdag.
Lees ook wat ik over het aantal sollicitatiegesprekken in je recruitmentproces zeg in dit artikel van LinkedIn.
Maak je recruitmentproces duidelijk voor iedereen
Duidelijkheid voor alle partijen is een van de meest belangrijke zaken voor een goed recruitmentproces. In eerste instantie teken je je proces dus heel duidelijk uit in een stroomschema waarbij je per processtap ook aangeeft welke doorlooptijden je hanteert, wie betrokken is en welke acties worden uitgevoerd.
Mocht je hier nu graag een handvat voor willen, zodat je daar zelf mee aan de slag kunt, is mijn template recruitmentplan daar wellicht geschikt voor. Hier toon ik je ook een voorbeeld recruitmentproces en kun je stap voor stap door middel van mijn instructies jouw eigen proces tekenen.
Voor wat betreft je interne proces, is het uiteraard van groot belang dat dit duidelijk, overzichtelijk en gemakkelijk leesbaar is op een centrale plek. Als je wenst dat je interne mobiliteit (meer) op gang komt, dan mag je hiermee starten. Het is ontzettend belangrijk voor interne kandidaten om te weten waar ze aan toe zijn.
Voor vacaturehouders geldt dit net zo. Jij wilt hen nog voordat je met ze het recruitmentproces instapt duidelijk maken wat er verwacht wordt, wie welke rol in het proces heeft en wie wat wanneer doet. Idealiter kan de vacaturehouder het proces dus ergens inzien én bespreek je het proces duidelijk met hem tijdens jullie eerste contactmoment (zoals tijdens de vacature-intake).
Idealiter plaats je op je website laagdrempelig uitleg over je recruitmentproces. Het is fijn als de kandidaat dit kan zien nog voordat hij solliciteert. Nog fijner is het als hij jou vragen kan stellen over het proces en je laagdrempelig benaderbaar bent. Maar weet je waar je de kandidaat echt blij mee maakt? Als het allemaal niet zo stijf en rigide is en hij gewoon eens een keertje vrijblijvend met je kan kletsen over een leuke functie. Geef die mogelijkheid dan ook, als je dat je lukt.
Bij bevestiging van de sollicitatie kun je het proces uiteraard nogmaals meesturen en tijdens het sollicitatiegesprek licht je dit toe, waarbij je ook aangeeft wat de doorlooptijden zijn: ‘Ik bel je aanstaande vrijdag zodat we kunnen bespreken hoe dit gesprek voor ons, maar ook voor jou is geweest’.
Meten en bijsturen van je recruitmentproces
Wanneer het proces eenmaal is neergezet, ben je er natuurlijk nog niet. Je proces is niet iets wat je vastlegt en waar je vervolgens nooit meer naar omkijkt. Als je je proces niet blijft doormeten en aanpassen, zul je nooit verbeteren en nooit groeien in je recruitment. Het is dus van cruciaal belang dat je altijd blijft kijken waar het beter kan en je vacaturehouders en kandidaten blijft vragen naar hun ervaringen.
