Wie wil dat niet, een proces met gelijke kansen voor iedereen?
Ik help je meteen even uit de brand: het is een nobel streven, maar een gelijk proces voor iedereen bestaat niet. Dat komt doordat er nog altijd menselijke selecteurs betrokken zijn in het selectietraject. Nu denk je wellicht: ‘Mooi, dan gaan we meer automatiseren!’. Automatiseren waar dat kan is niet verkeerd, maar ter optimalisatie van gelijke kansen kun je daar weleens flink mee op je neus gaan. Waarom? Omdat AI ook is ingericht door mensen zal daar ook altijd bias in zitten. Wil je daar meer over lezen? Kijk dan vooral eens naar dit rapport van het College voor de Rechten van de Mens.
Hoe richt ik mijn recruitmentproces dan wel in?
Voor meer gelijke kansen in het proces hoef je niet per se te automatiseren. Wel doe je er verstandig aan te automatiseren waar je hoofdpijn van krijgt en/of wat echt niet nodig is zelf te doen. Hieronder zet ik een aantal stappen voor je op een rij om je recruitmentproces meer objectief in te richten:
1. De vacature-intake – de aftrap van je recruitmentproces
Een van de belangrijkste zaken binnen recruitment is de vacature-intake. Formuleer je hier niet goed wat je exact zoekt, dan zul je aan het einde van het proces ook nooit een goede match maken. Een vacature wordt vaak op een functieprofiel gebaseerd. Vanuit dat profiel kijken we welke competenties en vaardigheden er nodig zijn om de functie goed uit te kunnen oefenen. Zoals je wellicht al weet is het van groot belang dat je voorafgaand aan het schrijven van je vacaturetekst heel duidelijk hebt wat je precies zoekt en of dit haalbaar is. Hier begint het opstellen van het profiel en de criteria waar je ieder profiel naast zal leggen.
2. De vacaturetekst waarmee je de beste kandidaat aantrekt
Neutrale vacatureteksten zijn teksten waarin geen specifieke groepen worden aangesproken, geen specifieke taal wordt gebruikt en niet specifiek naar geslacht, leeftijd, ras wordt gevraagd. Vacatureteksten zijn soms onbedoeld geschreven met in gedachten het plaatje van het type medewerker dat al in de meerderheid is. Om je tekst zo neutraal mogelijk te schrijven laat je de functie-eisen aansluiten bij de werkzaamheden. Je stelt in dit stadium dus vast wat een kandidaat al dan niet geschikt maakt. Bedenk goed op welke manier de kwaliteit die jij vraagt bij een kandidaat tot uiting kan komen. Ligt dat altijd in een x-aantal jaren werkervaring of kun je selecteren op competenties?
Onderzoek wijst uit dat vacatures waarin de arbeidsvoorwaarden transparant vermeld worden een hogere conversie en meer kwaliteit in sollicitanten kennen. Dit kun je zelf ook A/B testen als je (nog) niet overtuigd bent, of je interne iemand nog niet overtuigd is. Plaats eens twee vacatures op je website, één waarin je de arbeidsvoorwaarden vermeld en één waarin je dit niet doet. Door middel van je arbeidsvoorwaarden kun je ook diversiteit stimuleren, en dus meer gelijke kansen. Vermeld bijvoorbeeld eens dat men Christelijke feestdagen kan inruilen voor niet Christelijke feestdagen of geef iets aan over ouderschapsverlof.
3. Zorg ervoor dat iedere kandidaat zich welkom voelt om te solliciteren
Misschien vind je dit gek, maar niet iedereen voelt zich welkom bij jou te solliciteren. Dat kan liggen aan de foto’s die je plaatst op je website of de woorden die je gebruikt in je tekst.
Bekijk eens goed hoe deze er nu uitzien. Spreek je meer van hetzelfde aan dat je al binnen hebt zitten of spreek je een breder publiek aan?
4. Het selecteren van kandidaten in je werving en selectieproces; cv-selectie
Er is meer dan genoeg onderzoek gedaan naar de manier waarop cv’s en brieven geselecteerd worden. Indien je werkt met de selectiemethode: een kandidaat cv en brief toe laten sturen, wees je dan bewust van de vele vooroordelen die jij als selecteur hebt. Om cv’s en brieven zo objectief mogelijk te selecteren, maak je een selectie op basis van de in jouw vacaturetekst geschetste functie-eisen. Veel selecteurs letten op vormgeving, schrijf- en taalfouten, maar vraag je af of het nodig is voor de betreffende functie en of hier hard op beoordeeld moet worden. Wijst je vacaturehouder cv’s af, bespreek dan altijd waarom en ga hierover in gesprek. De vacaturehouder is ook bevooroordeeld en heeft zo zijn eigen aannames die meewegen in selectie.
5. Selectiegesprekken – de samenstelling
We hebben sneller een klik met mensen op wie we lijken. Het is daarom van groot belang dat je een divers samengestelde selectiecommissie hebt. Een sollicitatiecommissie – het is een vreselijk woord, maar je weet precies wat ik nu bedoel. Mocht je nog werken met ‘sollicitatiecommissies’, gooi die term dan meteen uit het raam. Je wilt geen commissie hebben die een oordeel veilt. Een sollicitatiegesprek moet een gelijkwaardig gesprek zijn – met daarin verschillende groepen, zoals verschillende geslachten, etniciteiten en leeftijden. Ik kan me voorstellen dat dit niet altijd mogelijk is, binnen de advocatuur kom je bijvoorbeeld relatief weinig vrouwen tegen. Toch raad ik je aan om je best te doen voor een zo divers mogelijke samenstelling van de selecteurs die deel uitmaken van je selectieproces.
6. Selectiegesprekken – gestructureerde gesprekken
Volgens onderzoek zijn gestructureerde gesprekken vele malen meer betrouwbaar en valide dan gesprekken zonder structuur. Het ter plekke bedenken van vragen draagt niet bij aan het maken van de beste match tussen kandidaat en vacature. Ook het vooraf bedenken van vragen zonder structuur aan te houden, draagt niet bij aan dit doel. Bovendien kunnen het stellen van vragen die niet overeenkomen met dat wat je wilt toetsen in je selectiegesprek, ook de beste match niet bevorderen tussen kandidaat en vacature. Daarnaast geeft dit kandidaten geen gelijke behandeling in de selectieprocedure. Structureer je gesprekken – dit kan op vele verschillende manieren – en zorg ervoor dat je teruggrijpt naar alle onderdelen die je in de vacaturetekst genoemd hebt.
7. Terugkoppeling vanuit je recruitmentproces
Terugkoppeling is nu zeer eenvoudig. Je hebt heel concreet bepaald op welke criteria je iemand afwijst op basis van je gestructureerde gesprekken. Daarnaast heb je dit vooraf duidelijk vermeld in de vacaturetekst en uitgebreid besproken tijdens de vacature-intake. Dit kan dus geen verrassing zijn voor de kandidaat, voor jou of voor de vacaturehouder. Weet dat je door het objectiveren van je proces automatisch de kwaliteit van je hires verbetert en de candidate experience verhoogt.
Wanneer het proces goed verloopt, zullen kandidaten zich op de juiste manier beoordeeld voelen. Afwijzingen zullen altijd plaatsvinden op basis van concrete en relevante punten, waardoor het proces eerlijk en transparant overkomt op de kandidaat.
Heb ik na al deze stappen gelijke kansen in mijn werving en selectieproces?
Nee, helaas niet. Wel ben je al een heel eind verder en deze veranderingen kosten vrijwel geen geld of draagvlak. Gemakkelijk toegepast dus. Ik hoop dat dit je een leidraad geeft meer objectiviteit in je proces te creëren. Ik raad je aan het boek van Roos Vonk, ‘ De eerste indruk’, ook eens te lezen om meer te weten te komen over de manier waarop we anderen beoordelen en hoe we beslissen.
Je recruitmentproces als recruitmentproject vanuit je recruitmentplan
Je recruitmentproces moet altijd een project zijn binnen je recruitmentplan. Dit is een ongoing project dat je altijd mag finetunen. Er valt altijd iets te verbeteren in je proces. Laat dat vooral niet liggen. Voor de verbeteringen neem je uiteraard de feedback van je vacaturehouders en je kandidaten mee.
Veel plezier en laat me vooral weten wat het je brengt!
